Over het definiëren van relaties

De eerste minuten van een ontmoeting zijn vaak bepalend voor de hele ontmoeting. In die korte tijd wordt impliciet de relatie 'gedefinieerd': wie is hier de initiatiefnemer, wie de volger, welke ruimte krijgt de ander en welke positie claim je zelf. Klassieke communicatietheorieën, zoals die van Watzlawick ('je kunt niet niet communiceren'), Jay Haley ('communicatie is per definitie strategisch') en de Roos van Leary (wederzijdse beïnvloeding in termen van boven–onder en samen–tegen), laten zien hoe patronen zich ontwikkelen en vastzetten. En hoe je dit zelf stuurt. De eerste minuten zetten de toon voor deze specifieke ontmoeting. En de eerste fase van samenwerking, zet de toon voor de langer durende relatie. Het goed en en zorgvuldig definiëren van relaties leidt tot veel samenwerkingsplezier en kan een hoop ellende voorkomen.

Als junior-psycholoog was het zo'n 35 jaar geleden één van de eerste dingen die mijn supervisor me leerde: loop rustig de wachtkamer binnen en stel de vraag wie er een afspraak heeft met Matthijs Goedegebuure. Dat is je eerste stap in het definiëren van de relatie: jij neemt het initiatief, jij stelt de vraag en je nieuwe client hoeft alleen maar te reageren. Jij leidt, de ander volgt. Dat is veilig voor je client. Daarna geef je een hand en stel je jezelf voor en je geeft een kleine makkelijke opdracht #1: 'Komt u verder, ik loop u even voor'. Dat is je volgende stap in de relatiedefinitie: jij wijst de weg, de ander volgt. Daarna loop je voor je client uit en je zegt bij de bocht vriendelijk: 'We gaan hier links'. Dat is opdracht #2 waarmee je de relatie verder definieert. Als je bij je kamer aankomt doe jij de deur open en je geeft opdracht #3 en #4: 'Komt u binnen, welkom, ga lekker zitten'. Enzovoort. Het hielp me als jonge stagiair van begin 20 om de positie van psycholoog in te nemen en in de eerste minuten veiligheid voor de ander en voor mezelf te creëren. Voor wie een beetje verstand heeft van de psychologie uit de jaren '90: ik werd opgeleid als directief therapeut inderdaad ;-). Afgelopen 35 jaar is overigens mijn visie op de rol van de therapeut en de cliënt veranderd van primair directie geven vanuit deskundigheid naar veel meer samenwerken en beschikbaar zijn vanuit respect, maar dat is iets voor andere artikelen.

Maar hoe definieer je die relatie bewust en gepast, passend bij jouw rol en jouw positie als leidinggevende, ondergeschikte, verkoper, etc.? En passend bij het domein waar jij de baas over bent en het domein waar de ander de baas over is? En hoe voorkom je dat je een domein binnendringt dat je niet toebehoort? Of dat de ander gaat heersen over iets dat aan jou behoort? Daar ligt de kern van wat ik in Ademruimte beschrijf: autoriteit is geen machtsgreep, maar iets om in te geloven en te erkennen. Zowel bij de ander als bij jezelf. Elke samenwerking tussen domeinen vraagt om een andere rol, en misplaatsing leidt tot verwarring, weerstand of verlies van vertrouwen. Een paar voorbeelden.

1. Als leider
Een leider hoeft in de eerste minuten geen autoriteit te claimen; autoriteit wordt voelbaar in de manier waarop hij of zij het kader zet. Een duidelijke opening, het schetsen van richting en verwachtingen, en tegelijk het tonen van openheid voor inbreng van de groep. Autoriteit héb je en hoef je niet te bewijzen met machtsvertoon.

• Gepast is: ruimte bieden én koers aangeven.
• Ongepast is: jezelf profileren door de ander klein te maken of door juist weg te duiken en het kader niet te scheppen.

2. Als ondergeschikte
Een ondergeschikte definieert de relatie door erkenning van het leiderschap van de ander, zonder zichzelf te verliezen. In de eerste minuten toon je bereidheid om te volgen, maar ook om verantwoordelijkheid te nemen binnen je rol.

• Gepast: helder maken dat je er bent om bij te dragen, vragen stellen die laten zien dat je het kader van de leider respecteert.
• Ongepast: doen alsof je zelf de leiding neemt, of juist passief en onverschillig wachten.

3. Als adviseur
Als adviseur ben je te gast in het domein van de ander: je bent daar niet de leider, maar ook niet de volger. Je waarde zit in deskundigheid vanuit jouw eigen domein, niet in hiërarchie. Je verantwoordelijkheid is: 'je beste advies geven' en niet; 'zorgen dat de ander jouw advies overneemt'. De relatie wordt in de eerste minuten gedefinieerd door vertrouwen en respect uit te stralen: luisteren, zorgvuldig formuleren, de ander serieus nemen en erkennen in zijn of haar autoriteit.
​ 

• Gepast: vragen stellen en erkenning geven aan de autoriteit van de ander, alvorens je expertise in de vorm van advies aan te reiken. Daarna laat je de ander vrij om je advies wel of niet op te volgen.
• Ongepast: binnenvallen met kant-en-klare oplossingen; jezelf boven de ander positioneren of boos worden als de ander je advies niet opvolgt.

4. Als onderzoeker
De onderzoeker komt binnen met open mind, een ontdekkende attitude: 'ik ben hier om te begrijpen.' De eerste minuten vragen om transparantie: uitleggen waarom je vragen stelt, wat je met de informatie doet, en welke grenzen je respecteert.

• Gepast is: nieuwsgierig en open, maar niet sturend.
• Ongepast is: de rol van controleur en adviseur vermengen met je onderzoekersrol, waardoor de ander het gevoel krijgt dat hij beoordeeld of gestuurd wordt.

5. Als controleur
Hier ligt de autoriteit expliciet in het domein: de controleur komt niet om te adviseren, maar om te toetsen aan afgesproken normen. In de eerste minuten is duidelijkheid cruciaal: uitleggen wat het kader is, welke criteria gelden, en dat de toetsing niet persoonlijk maar functioneel is.

• Gepast: zakelijk, transparant, maar met respect.
• Ongepast: je eigen normen of voorkeuren opleggen, of verhullen dat je feitelijk controleert; dat schept wantrouwen.

6. Als verkoper
De verkoper staat voor de uitdaging om in de eerste minuten een gelijkwaardige relatie te creëren. De ander voelt onmiddellijk of je werkelijk geïnteresseerd bent of alleen maar iets kwijt wilt.

• Gepast: eerst aansluiten, de ander ruimte geven, behoeften verkennen.
• Ongepast: te snel overtuigen, of de relatie definiëren als eenrichtingsverkeer waarin de ander alleen maar consument is.

7. Als klant of gebruiker
Als klant ben je vertegenwoordiger van je eigen behoeften en je eigen domein. De uitdaging is om de verkoper, consultant of leverancier te erkennen als autoriteit van zijn domein, maar wel binnen de kaders van afspraken of beloften die zijn gedaan.

• Gepast: voorleggen waar je behoefte aan hebt, wat je zoekt of waar je ontevreden over bent.
• Ongepast: eisen dat de leverancier binnen zijn domein aanpassingen gaat doen ter wille van jou of juist je onderdanig opstellen en je eigen belangen als klant ondermijnen.

Autoriteit en domeinen
Wat in al deze rollen steeds terugkomt, is het principe dat autoriteit alleen werkt wanneer je blijft binnen je eigen domein. Zodra je de grens overschrijdt – een adviseur die zich als leider opstelt, een onderzoeker die oordeelt, een verkoper die controleert – ontstaat spanning en verzet.

In Ademruimte heb ik dit beschreven als de orde van autoriteit en domeinen: ieder mens heeft een eigen gebied waarbinnen hij autoriteit heeft: eigen gedachten, eigen mening, eigen emoties, eigen lichaam, eigen zaak, eigen huis, eigen afdeling, eigen afwegingen, eigen processen. De kunst is om in de eerste minuten van een contact die domeinen zichtbaar en voelbaar te maken, en de relatie zo te definiëren dat er ruimte en erkenning ontstaat voor ieders domein in plaats van machtsstrijd en beklemming.

Conclusie
De eerste minuten zijn cruciaal voor alles wat nog gaat komen. Je communiceert niet alleen inhoud, maar vooral positie: wie ben jij hier, wie is de ander, en wat mag je van elkaar verwachten? Wie zijn eigen domein en de grenzen daarvan respecteert en de ander erkent in zijn of haar domein, legt de basis voor vertrouwen en vruchtbare samenwerking.